Draaiboek kano evenementen

draaiboek kano evenmenten

Organiseer je een familieweekend of regel jij een weekend wild water varen? Zorg jij voor de voorbereidingen voor het branding varen? Hier volgen richtlijnen en een checklist.

Richtlijnen

De planning van een evenement gebeurt altijd in overleg met de kanocommissaris. (Jet en Jan Paul, mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)

Neem contact op met de toercommissie en instructiecommissie en overleg over de plannen wat betreft het varen. Welke activiteit wil je organiseren, op welke locatie en voor welke doelgroep. Heb je een vaarroute? Welke eisen stel je aan deelnemers, welke niveau en vaardigheden verwacht je. Hoeveel ervaren kanoërs zijn er nodig voor de begeleiding en hoe houd je het varen veilig. Begin tijdig met zaken te regelen en mensen te informeren.

Maak een evenement niet te duur. Soms dwingt het seizoen een korte termijn planning af; bijvoorbeeld je bent afhankelijk van weersomstandigheden of waterstanden. Denk van te voren na over een alternatief zodat je al een plan klaar hebt liggen als de omstandigheden op het laatste moment wijzigen.

Checklist

Voor aanvang van het evenement:

  • Programma opstellen.
  • Locatie uitzoeken en bespreken.
  • Route naar locatie en rivier.
  • Kosten in kaart brengen.
  • Evenement aankondiging: minimaal drie tot vier weken van de voren per e-mail, op de website, in de digitale Jordinael en op het prikbord in hal.
  • Verzamel per deelnemer gegevens als: naam, telefoonnummer, e-mail adres, wel of niet in bezit van eigen materiaal.
  • Deelnemers moeten bijdrage voor deelname aan het evenement over maken op rekeningnummer 40 89 04 437 ten name van A. Tijdeman.
  • Regel andere voorwaarden bijvoorbeeld de partytent.
  • Regel vervoer en maak een indeling voor vervoer.
  • Regel boten en een botenindeling, in het bijzonder als niet iedereen een eigen boot meeneemt. Regel begeleiding voor beginnende kanoërs.
  • Regel eten en drinken bijvoorbeeld van tevoren of ter plekke, ontbijt, lunch of diner.
  • Reserveer de campagne bij Yvonne of Carin wanneer de ruimte gebruikt wordt bij vertrek of terugkomst.

Voor de deelnemers:

  • Een programma, de locatie van het evenement en routebeschrijving.
  • Informatie over veiligheid op het water.
  • Informeer de mensen over datgene wat geregeld wordt en datgene wat men zelf moet regelen als eten en drinken, of voor overnachtingen.
  • Informeer deelnemers over aansprakelijkheid en verzekeringen.
  • Verzamel contact informatie en maak belangrijke telefoonnummers bekend.
  • Zorg ervoor dat er een EHBO’er meegaat, zorg zelf voor EHBO spullen.
  • Regel de kano en (reserveer) kanospullen als: peddel, deelbare peddel, anorak, zwemvest, helm, pomp.

Tijdens het evenement:

  • Vertel de deelnemers over het programma en de dagindeling.
  • Wat wordt er verwacht van de deelnemers, deel taken uit bijvoorbeeld afwasbeurt, kookbeurt.

Na het evenement:

  • Financiën op orde maken als inschrijfgelden, verrekenen van overige uitgaven.
  • Informatie leveren voor evaluatie en kennisdeling.
  • Schrijf een verslag voor het Jordinael met foto's ter illustratie.