Declaratieformulier en -proces

Tekst: Jeroen Berends

Gebaseerd op de ervaringen van de afgelopen jaren is er een kleine aanpassing gedaan in het declaratieformulier voor voorgeschote kosten. Dit leek ons het perfecte moment om het formulier en het bijbehorende proces weer even onder de aandacht te brengen. Het declaratieformulier kan gevonden worden op de website (achter de login) en er ligt een stapeltje geprinte formulieren op de Campagne. Het formulier is eenvoudig van opzet, en behoeft hoofdzakelijk naam, contactinformatie en de betreffende bedragen met een korte uitleg van de gemaakte kosten (i.e. waarom/waarvoor). Uiteraard moeten ook de bijbehorende bonnen worden bijgevoegd.

Om ervoor te zorgen dat de kosten binnen het goedgekeurde budget blijven is het de bedoeling dat een bestuurslid het declaratieformulier tekent en bij grotere bedragen is een tweede handtekening nodig.

Inleveren van het formulier kan via de brievenbus buiten, of de houten brievenbus binnen tegenover de toiletten. Daarnaast kan het formulier in de bestuurskamer in het bakje "penningmeester" worden gelegd als de bestuurskamer open is.

Na ontvangst van het formulier wordt er in principe zo snel mogelijk terugbetaald, mits het formulier duidelijk is, correct getekend is en het bedrag binnen het budget valt. Ontvangst is meestal op zaterdag als het bakje van de penningmeester geleegd wordt, en het is de bedoeling dat er daarna uiterlijk binnen twee weken wordt uitbetaald. Heel zelden gebeurd het dat een correcte declaratie iets meer tijd nodig heeft, door bijvoorbeeld ziekte of vakantie. Indien een declaratie iets trager verloopt of er noodzaak is voor een snellere afhandeling dan kan er uiteraard contact worden opgenomen via email of telefoon (de email & telefoonlijst staat achter de login op de website). Ook als er nog vragen zijn over het formulier of het ijbehorende proces kan er uiteraard contact worden opgenomen.

Opbrengst acties MdR-KiKaRoW nu €31.120,83

Ook onze actie sponsoren ? Klik hieronder.
Ook sponsoren?

Website

Gastentocht 2019

Klik voor informatie en inschrijfformulier.

Roeitoertochten 2019

Marathontochten 2019

Kanotoertochten 2019